Как заполнить товарную накладную?

Поставка товаров по накладной

Товарная накладная — один из основных документов бухгалтерского учета. Данная бумага фиксирует передачу материальных ценностей и товаров, что позволяет ей заменять акт приема-передачи. Также документ участвует в налоговом учете, что делает актуальным вопрос о правилах составления накладной.

Зачем нужна товарная накладная?

Товарная накладная — первичный учетный документ бухгалтерии. Применяется при переходе права собственности на отпускаемую продукцию от продавца к покупателю. Соответственно в данной бумаге указываются стороны сделки, их полные реквизиты и контактные данные.

Кроме основной информации обязательно присутствуют сведения о товарах, их количестве, цене за единицу и общей стоимости. Прописывается информация и о сумме НДС.

Востребованность товарной накладной определяется Федеральным законом 402-ФЗ “О бухгалтерском учете”. По нему все факты хозяйственной деятельности организации подлежат документированию в соответствии с определенными правилами.

Правила оформления товарной накладной

До 2013 года для оформления товарной накладной использовалась обязательная форма ТОРГ-12. Позднее однако предприятиям было разрешено разрабатывать и утверждать собственные бланки при условии внесения в них всех необходимых сведений.

Оформлять товарную накладную можно как в бумажном, так и в электронном виде. Обязательными условиями документа выделяют:

  • наименование акта;
  • дата составления;
  • наименования и реквизиты сторон;
  • фиксируемый факт хозяйственной деятельности, используемые величины и единицы;
  • должности уполномоченных лиц, участвовавших в сделке;
  • подписи и печати.

Несмотря на возможность оформления собственных форм и бланков товарных накладных, многие компании продолжают использовать утвержденный стандарт ТОРГ-12. Оформляется такой документ в двух экземплярах, с учетом определенного порядка заполнения.

Инструкция заполнения

Образец товарной накладной формы ТОРГ-12

Оформление товарной накладной на примере формы ТОРГ-12 включает три базовые части:

  • верхняя “шапка” представляет общую информацию о сторонах и фиксируемом факте хозяйственной деятельности;
  • средняя — отображается перечень товаров или иных материальных ценностей со всей сопутствующей информацией;
  • нижняя часть — подведение итогов по факту хозяйственной деятельности.

Далее в документе приводятся дополнительные данные, действие по доверенности, даты и иные сведения.

Верхняя часть

Информация в верхнюю часть товарной накладной формы ТОРГ-12 вносится в следующем порядке:

  • нумерация документа должна учитывать порядок учета составителя;
  • дата проставляется в соответствии с совершением факта хозяйственной деятельности или после его окончания;
  • графа грузоотправитель может совпадать с информацией о поставщике, однако если привлекается транспортная компания — отображаются соответствующие сведения;
  • поле “Структурное подразделение” заполняется в случае, если товары поставляются от обособленного подразделения компании;
  • грузополучатель также может совпадать с плательщиком, в ином случае заполняются данные об организации, получающей товары;
  • поля поставщик и плательщик обычно отражают стороны сделки, приводимые реквизиты должны отображать наименования организаций, контактную информацию, ИНН, КПП, БИК, банковские счета, код ОКПО;
  • графа “Основание” отражает документ, по которому оформляется товарная накладная — счет или договор, прописываются его реквизиты — дата и номер;
  • если дополнительно оформляется транспортная накладная — приводятся ее реквизиты;
  • виды операции и деятельности обычно не заполняются.

Перечень товаров

Средняя часть представлена в виде таблицы и отражает сведения о товарах или иных материальных ценностях. Здесь приводят следующие данные:

  • порядковый номер товара;
  • наименование продукции, сорт, артикул, характеристика — отличительные данные можно прописывать через запятую, прочерк или иной знак, а также заключать в скобки;
  • код товара необходим для дополнительной идентификации, не ставится, если информации в первом столбце достаточно;
  • единицы измерения приводятся в соответствии с классификатором ОКЕИ;
  • вид упаковки, количество в одном месте или штук, а также масса брутто заполняются по усмотрению составителя, на практике часто ставится прочерк;
  • количество товара (масса нетто) отражает объем поставки;
  • цена прописывается за единицу продукции без НДС;
  • приводится общая сумма без НДС;
  • отмечается процентная ставка, НДС и общие расчетные суммы.

Нижняя часть

После таблицы в товарной накладной ТОРГ-12 приводится итоговая информация по факту хозяйственной деятельности:

  • наличие дополнительных приложений;
  • порядковый номер записи отмечается прописью;
  • графы «Всего места», масса брутто и нетто, а также приложения на практике заполняются редко;
  • обязательно прописью отмечается общая сумма сделки.

В данной части также приводятся подписи уполномоченных лиц со стороны продавца. К таковым относят главного бухгалтера, а также лица, разрешившие и осуществившие отпуск продукции.

Получение товара по доверенности

Если продукцию получает доверенное лицо, в товарной накладной отражается соответствующая информация:

  • номер доверенности по форме М-2 или М-2а и дата выдачи;
  • наименование организации, выдавшей доверенность, и полное имя уполномоченного лица;
  • имя и должность сотрудника, принявшего продукцию.

Следует понимать, что такая доверенность дает право лишь на прием товара. Уполномоченное лицо расписывается в соответствующей графе. В поле “Груз получил” расписывается непосредственно получатель, а не приемщик.

Даты и подписи

В конце товарной накладной отмечают следующие даты:

  • дата, когда был составлен документ;
  • отгрузка товара, когда продукция была списана со склада;
  • получение — фактическое число приема продукции получателем.

Если прием осуществляется без доверенного лица, поля с доверенностью не заполняются. За получение расписывается фактический грузополучатель.

Проставление печати с 2013 года не обязательно.

Электронная накладная

Электронная товарная накладная
Красная часть заполняется продавцом, зеленая — покупателем

Электронная товарная накладная составляется по тем же принципам, что и бумажная. Отличий в заполнении не имеется, а использование подобной формы документа в значительной степени упрощает товарооборот и учет отпускаемой и принимаемой продукции.

Применение электронных товарных накладных имеет однако существенное условие. Подобные документы признаются правомерными только при использовании усиленных квалифицированных электронных подписей с обеих сторон. В ином случае документ распечатывается и закрепляется обычными подписями.

Электронная накладная составляется фактически в единственном экземпляре. Однако сама форма документа имеет разделение на два поля — одно заполняется продавцом, второе — покупателем.

Бланк и образец товарной накладной ТОРГ-12

Товарная накладная формы ТОРГ-12 продолжает оставаться наиболее используемым образцом данного вида документов. Акт содержит в себе исчерпывающие графы для заполнения, что позволяет использовать его для любых фактов хозяйственной деятельности.

Распространенным вопросом выделяют формат распечатанного документа — альбомный или книжный. С учетом необязательности формы ТОРГ-12 решение данного вопроса также остается на усмотрение составителей.

Допускается использование как книжного, так и альбомного формата.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий